למה צריך מערכת לניהול פרויקטים, משימות וקשרי תורמים?
עבור מנהלי עמותות, ניהול יעיל של הארגון יכול להיות אתגר מורכב. עם מגוון רחב של פרויקטים, משימות, צוותים ובעלי עניין לנהל, קל לאבד שליטה ולהרגיש אבודים. חוסר תיאום, תקשורת לקויה ובלבול לגבי תחומי אחריות יכולים להוביל למצבים מתסכלים ולבזבוז משאבים יקרים.
כאן נכנסת המערכת של מאנדיי לתמונה – מדובר בפלטפורמה ניהולית וידידיותית מאוד, המציעה מגוון רחב של כלים ופונקציות שיעזרו לכם לפשט תהליכים, לייעל תקשורת, לנהל מידע בקלות ולהשיג יותר.
מאנדיי לעמותות Monday היא מערכת ידידותית ומתקדמת
לפני שנצלול לעומק היתרונות של מאנדיי (ויש לא מעט כאלה), בואו נכיר את המבנה הבסיסי של המערכת שמארגן את הידע והתקשורת בצורה היררכית פשוטה:
- וורקספייס (Workspace): הרמה הגבוהה ביותר, המייצגת יחידה לוגית כגון מחלקה בארגון.
- תיקייה (Folder): משמשת כדי לארגן בתוכה לוחות (בורדים) ומסמכים לפי נושאים או פרויקטים.
- לוח (Board): מרחב עבודה ייעודי לפרויקט, צוות או תהליך עבודה ספציפי. כדי לפשט את זה, אפשר להגיד שבורד זה הדבר שהכי דומה לגיליון אקסל וזהו המקום שמכיל את המידע שלנו כגון: אנשי קשר, משימות, תהליכי שיווק, תהליכי גיוס משאבים וכדומה. לבורד יש מגוון תצוגות: טבלאי (בדיוק כמו אקסל), כרטסות, תצוגת גאנט ועוד. אחת התצוגות השימושיות היא של טופס, אותו ניתן להטמיע באתר הארגון לאיסוף מידע מהציבור הרחב כגון טופס הרשמה לאירוע.
- קבוצה (Group): יחידה אופציונאלית המאפשרת לארגן פריטים בתוך בורד לפי שלבים, קטגוריות או תתי נושאים.
- פריט (Item): מייצג משימה, אירוע, או כל יחידת עבודה אחרת (מזכיר שורה באקסל).
- תת-פריט (Subitem): מאפשר לפרק פריטים למשימות קטנות יותר – תתי משימות.
המבנה הזה מאפשר לכם לארגן את העבודה בצורה האינטואיטיבית והיעילה ביותר עבור הצרכים שלכם, תוך שמירה על הסדר והבהירות. כל תחום או מחלקה יהיה Workspace שכולל הרשאות גישה מתאימות, ובתוכו לוחות רבים השמורים בתיקיות לוגיות.
חשוב לאפיין בצורה נכונה ומותאמת לעמותה את ההיררכיות לפני תחילת העבודה וההטמעה של מאנדיי על מנת לקבל את המבנה שיהיה הכי יעיל עבורכם. לחצו כאן לפרטים >>
אז איך מתחילים לעבוד עם מאנדיי Monday?
הצעד הראשון בהטמעת מאנדיי (וכמו כל מערכת מידע אחרת) הוא לעבור תהליך אפיון. מה זה כולל?
- למידת הצרכים: מהם האתגרים העיקריים שהארגון מתמודד איתם? אילו תהליכי עבודה אתם רוצים לייעל? מה המבנה הארגוני שלכם? בשלב זה לא פעם מגיעים לשאול את עצמנו (שוב): למה אנחנו קיימים, מה אנחנו רוצים להשיג ואיך (שאלות אופציונליות שתמיד טוב שנדע לענות עליהם בבהירות).
- בחינת מערכות קיימות: באילו כלים ומערכות אתם כבר משתמשים? האם יש צורך בהעברת נתונים ממערכות ישנות למאנדיי, או להתממשק אליהם? האם צריך כתוצאה מכך לשנות הרגלי עבודה?
- הגדרת מבנה ותהליכי עבודה: איך תרצו לארגן את המידע במאנדיי? אילו לוחות, קבוצות ופריטים יהיו לכם? אילו קשרים יש להגדיר בין הבורדים?
- הקצאת הרשאות ואבטחת מידע: מי צריך גישה לאיזה מידע? איך תבטיחו שהמידע הרגיש יישאר מוגן? האם יש ספקים חיצוניים שיצטרכו גם הם גישה לחלק מהנתונים? (מוגדר במאנדיי כאורחים עבורם אין צורך לרכוש רישיון).
- אתגרים צפויים בהטמעה: אילו קשיים ואתגרים עלולים להיות בתהליך ההטמעה? מי המנהלים בארגון שלדעתכם ירתמו מהר יותר למערכת ויצליחו לרתום את הצוות שלהם? אולי כדאי להתחיל את היישום דווקא איתם? בהתאם לגודל הארגון, אולי כדאי לאתר 2-3 עובדים שיהיו מומחי מאנדיי (שגרירים נלהבים של המהלך), שיוכלו גם לסייע ליתר העובדים בהתמודדות וביישום. איך אפשר להתגבר על מכשולים שקשורים בתרבות הארגונית, בנהלי עבודה שלא מיושמים וקשורים לאימוץ טכנולוגיה חדשה?
לאחר האפיון, הצעד הבא הוא להקים את סביבת העבודה שלכם במאנדיי, להעביר את הצוותים שלכם הדרכות ואז להעבירם לעבודה שוטפת עם המערכת בצורה הדרגתית.
האתגרים בהטמעה של מאנדיי Monday בארגון
חשוב לציין שהטמעת מאנדיי דורשת יותר מאשר רק הקמה טכנית של המערכת. היא מחייבת גם הטמעה שלה בתרבות הארגונית ובדרך העבודה.
אחד המפתחות להצלחה הוא מעורבות והובלה מצד ההנהלה הבכירה. על המנכ"ל והמנהלים הבכירים להשתמש במאנדיי בעצמם ולהפגין את הערך שלה. זה לא רק יעודד אימוץ בקרב העובדים, אלא גם יאפשר למנהלים לקבל תובנות בזמן אמת על הפעילות בארגון.
עם זאת, חשוב גם להכיר בכך שלא כל העובדים יהיו נלהבים מיד מהשינוי. חלקם עשויים להרגיש מאוימים מהשקיפות החדשה או מהצורך ללמוד מערכת חדשה. חשוב שתתייחסו לחששות האלה ובמקביל תציגו בבירור את היתרונות של מאנדיי עבור העובדים והארגון כולו.
תספקו לעובדים הדרכה מקצועית ומותאמת בגובה העיניים על העבודה עם מאנדיי – זהו מפתח חשוב בהצלחת ההטמעה של המערכת בארגון. מי יעביר את ההדרכות? אנו בקבוצת מינוף יכולים להכשיר אדם בתוך הארגון שיהיה אמון על כך או שגורם מטעמנו יהיה אחראי על ההטמעה וההדרכות לצוות העמותה.
לחצו כאן לפרטים >>
היתרונות של מאנדיי עבור ארגונים לעמותות וארגונים ללא מטרות רווח
- שיפור התקשורת והשקיפות: מאנדיי מאפשרת לכל חברי הצוות לראות בזמן אמת את הסטטוס של פרויקטים, משימות ומדדי ביצוע מרכזיים. זה מונע בלבול וכפילויות, ומבטיח שכולם מסונכרנים ומיודעים. כל עובד יכול לכתוב עדכון על המשימה שלו ולראות את העדכונים של האחרים (כמובן תלוי הרשאות). הנה בדרך זו חסכנו אין סוף של הודעות ווטסאפ והודעות מייל שמצריכות תיוק ומעקב.
- ייעול תהליכי עבודה: עם מגוון רחב של תבניות מותאמות מראש ואפשרות ליצור תהליכי עבודה מותאמים אישית, מאנדיי עוזרת לכם לפשט ולהאיץ תהליכים מורכבים.
- מערכת SaaS ועבודה בענן: העבודה עם מאנדיי נעשית דרך הדפדפן כשהכל נשמר בענן מאובטח של מאנדיי. אין צורך להתקין תוכנה על מחשב ואין צורך להתעסק עם עדכוני תוכנה (Software as a service). רישיון השימוש במאנדיי אינו מוגבל לכמות מכשירים ספציפית למשתמש. ניתן להתקין אפליקציה לטלפון הנייד ולעבוד מכל מקום.
- ניהול מסמכים: מערכת מאנדיי מגיעה עם עורך מסמכים בדומה לוורד, אך כזה שיכול לשלב בתוכו אלמנטים מתוך המערכת כגון: בורד או וויג'טים שונים. ניתן לתעד סיכום פגישה או ישיבת צוות ולכתוב בה משימות, אותן ניתן להקצות לחברי הצוות ולשלבם בבורדים המתאימים. מסמכי המערכת יכולים גם להוות חוזים או הצעות מחיר אותם ניתן לשלוח לגורמים חיצוניים.
- המערכת אומרת לך מה לעשות היום או מחר: כולנו התרגלנו להפעיל את וויז כדי שיגיד לנו איך להגיע לאן. הוויז של מאנדיי זה My Work, האזור שאם תיכנסו אליו תוכלו לנווט במשימות שאתם צריכים לעשות היום, מחר, השבוע ובמהלך החודש. כמו כן תראו את כל אותן משימות שמועד הביצוע שלהן חלף וטרם ביצעתם אותן. אם עובדים עם מאנדיי נכון מבחינת הקצאת אנשים למשימות והקצאת דד-ליינים, אז My Work הוא בהחלט הוויז שלכם לשבוע העבודה.
- איסוף מידע פנימי וחיצוני באמצעות טפסים: מערכת מאנדיי מאפשרת יצירת טפסים מורכבים (יותר מאלו של גוגל פורם) והטמעתם באתר הארגון או בכל מקום שתחפצו. היישום יכול להיות: טופס הרשמה לאירוע, טופס קליטת מתנדב, טופס הגשת מועמדות לעבודה, סקר למוטבים, או שאלון משוב לאחר קיום אירוע. כמו כן טפסים פנימיים כגון: טופס רכש, טופס החזרי הוצאות חודשיות לעובד ועוד.
- ניהול מתנדבים ותורמים: שמרו את כל המידע על המתנדבים והתורמים שלכם במקום אחד, ונהלו את המשימות וההתקשרויות הקשורות אליהם ביעילות. ניהול מאגר קרנות, ניהול מאגר אנשי קשר, ניהול תהליכי גיוס פר קול קורא ותהליך ניהול ההגשה מכתיבתה ועד הגשת דוח סיכום פרויקט לתורמים. כנ"ל ניהול המתנדבים, ניהול המשימות שלהם, רישום שעות ההתנדבות (חובה לצורך רישום שווה ערך בדוח הכספי המבוקר) וכדומה.
- אוטומציה של משימות חוזרות: חסכו זמן יקר על ידי הפעלת אוטומציה של משימות שוחקות, כמו שליחת הודעות לצורך יידוע, עדכון סטטוס של משימות, שכפול משימות ועוד.
- קבלת החלטות מבוססות נתונים: עם כלי דיווח מובנים, תוכלו בקלות לעקוב אחר מדדים חשובים ולקבל החלטות מושכלות יותר לאחר צפיה בדשבורד שמרכז און ליין מידע ממספר לוחות. אין יותר צורך לבקש מגורם כזה או אחר בארגון שיפיק עבורכם דוח או ישלוף מידע, הכל נמצא וזמין במאנדיי.
- ניהול ידע, תיעוד והמשכיות: השימוש הנכון במאנדיי יוביל כמובן להגברת השקיפות והתיעוד ויאפשר לעובדים לצאת לחופשה ולאחרים להחליף אותם ללא בעיה. הרבה ארגונים נתקלים בבעיה, שכאשר עובד ותיק עוזב את הארגון, המון מידע שנמצא בראשו הולך לאיבוד. עם עבודה במאנדיי ונהלי עבודה מתאימים, זה לא אמור לקרות יותר או שלפחות הנזק יהיה בהרבה יותר קטן.
- גמישות והתאמה אישית: התאימו את מאנדיי לצרכים הייחודיים של הארגון שלכם, עם אפשרויות התאמה וגמישות נרחבות. מעל 40 סוגי תוכן אפשריים בעמודות בכל בורד, קשרים בין בורדים, מגוון תצוגות ואין סוף של אפליקציות נלוות שמשפרות ומייעלות את מאנדיי עצמה.
- חוויית משתמש ותמיכה בעברית: מאנדיי תומכת בעברית בצורה סבירה בהחלט. ניתן לכתוב הכל בעברית. פה ושם יש בעיות של הצמדה לימין אך גם הן נפתרות באמצעות התקנה של תוספת קטנה. חווית המשתמש במאנדיי מאוד טובה. המערכת קלה לשימוש, צבעונית ברמה שתבחרו, הכל מאוד נגיש ורואים שנעשית בה עבודה אין סופית לשפר את הממשק ולעשות את העבודה נעימה וקלה יותר.
- תמיכה: מאנדיי היא חברה ישראלית. מרכז הפיתוח שלה כאן בישראל. צוותי הפיתוח והתמיכה של מאנדיי לעמותות קשובים לצרכים שלנו, ואף מסייעים באופן לא פורמלי בתקלות. בנוסף, מובנת במאנדיי מערכת הדרכה פנימית טובה מאוד, מלאה במאמרים וסרטוני הדרכה. כל זה בנוסף למערך תמיכה אנושי.
יכולות אינטגרציה ללא קוד
אחד היתרונות המשמעותיים של מאנדיי הוא היכולת שלה לדבר (ליצור אינטגרציה) עם הרבה מערכות אחרות שהארגון כבר משתמשים בהם: קישור למערכת מייל, למערכות טפסים, למערכות הנה"ח, למערכות ERP, למערכת דיוור ועוד.
דוגמה נפוצה ליישום אינטגרציה היא רישום משימה ביומן גוגל או אוטלוק כשמשתנה סטטוס של פעולה מסוימת, או שליחת מייל אוטומטית למועמד לעבודה לאחר ששיניתם את הסטטוס באייטם ל"נדחה".
אבל האינטגרציות הן רק חלק מהסיפור. מאנדיי מציעה גם אוטומציות חזקות, שיכולות לחסוך לכם זמן ומאמץ רב על משימות חוזרות.
לדוגמה, נניח שצוות גיוס המתנדבים מקבל פנייה דרך טופס הרשמה באתר האינטרנט של העמותה. עם אוטומציה מתאימה, כל פנייה חדשה תיצור אוטומטית פריט חדש בלוח המתנדבים במאנדיי, תקצה משימות לאנשי הצוות הרלוונטיים, ותשלח אימייל תודה אוטומטי למתנדב החדש – וכל זה בלי שום התערבות ידנית.
אבטחת מידע והרשאות
כמובן, כשאתם מטמיעים מערכת חדשה כמו מאנדיי, חשוב לתת את הדעת גם לאבטחת מידע ולניהול הרשאות. מאנדיי מציעה בקרות הרשאה מתקדמות, המאפשרות לכם לקבוע מי יכול לראות ולערוך איזה מידע. אתם יכולים להגדיר הרשאות ברמת ה-Workspace, הבורד, עמודה ואפילו ברמת פריט בודד (בגרסת אנטרפרייז).
זה חשוב במיוחד כשאתם מטפלים במידע רגיש, כמו נתונים אישיים של מתנדבים, תורמים, ענייני תקציב ואף פרטים של חולים. עם מאנדיי, אתם יכולים להבטיח שרק האנשים שצריכים לראות את המידע יוכלו לגשת אליו. חשוב: גם האדמין של המערכת אינו חשוף למידע שבבורד הפרטי שלכם.
אבל מאנדיי לא רק נותנת לכם כלים לנהל את האבטחה שלכם – היא גם מחויבת לאבטחת המידע בפני עצמה. הפלטפורמה עומדת בתקנים מחמירים של אבטחת מידע ופרטיות עליהם תוכלו לקרוא בלינק זה.
הצטרפו עכשיו למאנדיי לעמותות
מהי ההטבה של מאנדיי לעמותות?
חברת מאנדיי Monday מעניקה לעמותות 10 רישיונות חינם לגרסת Pro במסגרת התכנית של מאנדיי לעמותות Monday for nonprofits. זה אומר שאם אתם עמותה קטנה / בינונית תוכלו להשתמש במאנדיי ללא עלות כספית כלל. במידה ותצטרכו רישיונות נוספים, מאנדיי מעניקה אותם לעמותות ב-70% הנחה.
אנו ממליצים לעמותות וארגונים להיעזר בגורם מנוסה ומקצועי המומחה באפיון והטמעה מוצלחת של מאנדיי במגזר החברתי. רוצים שנדבר של המאנדיי שלכם? השאירו פרטים וניצור קשר.
חשוב לדעת.
אנחנו שותפים רשמיים של מאנדיי לעמותות monday.com בעלי תג הסמכה ומומחים באפיון והטמעת הפלטפורמה בעמותות וארגוני המגזר החברתי.
ההטבה של מאנדיי לעמותות monday for nonprofits מאפשרת לכם להשתמש בחינם בפלטפורמה עבור 10 משתמשים ראשונים והנחה של 70% על משתמשים נוספים.
